Association « Abidjan Hash House Harriers »
REGLEMENT INTERIEUR
Titre I Dispositions Generales
Article I.1
Le présent règlement intérieur a pour objet de définir les modalités d'application des statuts ainsi que de préciser l'organisation et le fonctionnement de l'association dénommée « Abidjan Hash House Harriers» (Abidjan HHH).
Article I.2
Tous les adhérents de l'association « Abidjan Hash House Harrier » s'engagent, lors de l'adhésion à l'association, à respecter le présent règlement intérieur sous peine d'exclusion.
Titre II De l'acquisition et de la perte de la qualité de membre
Article II.1 Membres actifs
Sont membres actifs, les personnes adultes qui :
• ont participé à au moins 5 « runs » au cours des 12 derniers mois
• ont été baptisées au cours de la cérémonie « down down » de baptême, ledit baptême valant adhésion aux statuts
Article II.2 Exclusion
La qualité de membre se perd par démission, radiation, décès ou après une absence de participation de plus de deux ans.
Une personne qui a perdu sa qualité de membre perd en même temps le nombre de participations au Hash déjà faits. Si elle redevient membre, elle recommence le compte des Hash à 1, sauf à pouvoir apporter la preuve de ses participations antérieures.
La radiation se prononce par l'Assemblée Générale et sanctionne une infraction aux statuts ou au présent règlement intérieur. Elle est irrévocable.
Article II.3 Suspension
La qualité de membre peut être suspendue lorsque ledit membre n'a pas participé à au moins 5 hash au cours des 12 derniers mois ou organisé le moindre hash pendant cette période.
Un membre suspendu ne perd pas son nombre de participation au HHH. Il est inscrit sur une liste de participants occasionnels et peut à tout moment sans conditions particulières participer à toute activité de hash. Il redevient membre actif dès qu'il satisfait les conditions mentionnées à l'article 2.
Titre III Droits et devoirs des membres
Article III.1 Droits des membres
La qualité de membre actif confère le droit de prendre part à toute activité ou manifestation organisée par l'association et aux délibérations de l'Assemblée Générale.
Les membres actifs sont prioritaires quand l'association organise des activités particulières ou à places limités (par exemple : Hash ball, sorties en dehors d'Abidjan ).
Article III.2 Devoirs des membres
Les membres actifs ont le devoir de :
• soutenir et défendre les objectifs définis dans les statuts ;
• respecter les décisions et les délibérations du Bureau Exécutif et de l'Assemblée Générale ;
• garder un esprit positif envers les organisateurs et les activités du Hash ;
• observer en toute circonstance les règles de courtoisie envers les autres hasheurs en général et particulierement envers les organisateurs ;
• respecter et faire respecter la nature et les propriétés privées pendant les marches ;
• organiser ou aider à organiser un HHH au moins une fois par an ;
• porter à la connaissance du Bureau exécutif toutes les informations et suggestions de nature à contribuer à la bonne marche de l'association ;
• respecter les dispositions du règlement intérieur ;
• participer à l'Assemblée Générale.
Article III.3 Sanctions
L'inobservation de lun quelconque des devoirs déterminés à l'article 8 du présent règlement intérieur expose, selon la gravité de l'infraction aux sanctions ci-après:
• Avertissement (premier degré) ;
• Blâme (deuxième degré) ;
• Radiation (troisième degré).
• L'avertissement et le blâme sont prononcés par le Bureau Exécutif qui informe la personne sanctionnée des décisions prises à son endroit. La publicité de la sanction sera laissée à l'appréciation du Bureau Exécutif.
• La radiation est prononcée par l'Assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif.
• Un membre sanctionné ne peut faire acte de candidature aux élections pendant une durée de 12 mois à compter de la date d'effet de la sanction.
• Une sanction n'exclut pas les poursuites judiciaires éventuelles.
Titre IV Administration et fonctionnement
L'association est dotée des organes suivants :
• L'Assemblée Générale (AG) ;
• Le Bureau Exécutif (BE) ;
• Le commissariat aux comptes (CC).
Chapitre I : L'assemblée Générale
Article IV.1 Membres
Tous les membres actifs de l'association, à jour de leur cotisation, sont membres de droit de l'assemblée générale où ils ont voix délibérative.
Les membres occasionnels peuvent assister à l'assemblée générale sans pouvoir intervenir dans les débats ni participer aux scrutins.
Article IV.2 Fonctionnement
• L'Assemblée Générale, statue en dernier ressort sur les activités de l'Association et sur tous les problèmes laissés en suspens par le Bureau Exécutif.
• La convocation à une Assemblée Générale sera lisiblement affichée sur le site Internet de l'Association pendant au moins le mois précédent la date de la réunion. De plus, pendant cette période, elle sera rappelée oralement chaque semaine, lors de la présentation du parcours hebdomadaire.
• Les décisions de l'Assemblée Générale Ordinaire sont prises à la majorité absolue, c'est à dire la moitié des voix plus une (1) au premier tour et à la majorité relative au second tour. En cas de partage égal des voix après ces deux votes, la voix du président est prépondérante.
A la fin du mandat et après l'audition et l'approbation des différents rapports, le bureau remet sa démission et un bureau de séance est élu pour la suite des travaux. Il est composé de quatre membres : un président, un secrétaire et deux rapporteurs.
• L'Assemblée Générale Extraordinaire se réunit si besoin est à la demande des deux tiers (2/3) des membres actifs. Cette demande s'établit sous la forme de pétition collective adressée au Bureau Exécutif qui dispose d'un délai de quinze jours (15) pour s'exécuter.
Elle se réunit obligatoirement au plus tard deux (2) mois après les élections pour procéder à la passation, des charges, entendre et apprécier le programme d'activités du Président nouvellement élu ; ce dernier entre en exercice dès la fin du mandat précédent, c'est à dire le lendemain de cette Assemblée Générale Extraordinaire.
Chapitre II : Le Bureau Exécutif
Article IV.3 Attributions
Les attributions des membres du Bureau Exécutif sont les suivantes :
1- « Hashmaster » : il préside le Bureau Exécutif. La fonction de « Hashmaster » est incompatible avec l'exercice de toute autre fonction au sein des organes de l'Association.
A ce titre :
• il convoque les Assemblée Générales et les réunions du Bureau Exécutif et veille à l'application des délibérations et des décisions prises ;
• il représente l'Association dans tous les actes de la vie civile et dans les cérémonies officielles ;
• il préside les séances du Bureau Exécutif, il fixe la nature des dépenses en accord avec les autres membres de son bureau ;
• il ordonne les dépenses et signe les chèques présentés à sa signature par le trésorier ;
• il peut déléguer tout ou partie de ses attributions à un ou plusieurs membres du Bureau Exécutif ;
• il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l'association.
En cas d'absence pour tout motif, il désigne parmi les membres du Bureau Exécutif un intérimaire.
2- « Hashcash » : est le responsable de la caisse et de la trésorerie du Hash.
A ce titre :
• il prépare la caisse et la monnaie pour chaque « run » ;
• il reçoit les contributions des participants à « run » ;
• il fait le rapport financier hebdomadaire après chaque « run » ;
• il prépare le règlement des prestations de services et des marchandises reçues.
En cas d'absence pour tout motif, le « Hashmaster » désigne parmi les membres du Bureau Exécutif un intérimaire.
3- « Hashrecords » : est le responsable de la base de données de l'association.
A ce titre :
• il prépare les listes des présences hebdomadaires ;
• il met à jour le nombre de « runs » effectué par chaque membre participant ;
• il prévient les membres lorsqu'ils atteignent un nombre de « runs » multiple de 25 ;
• il enregistre les « hash name » ainsi que les sanctions prononcées définitivement.
En cas d'absence pour tout motif, le « Hashmaster » désigne parmi les membres du Bureau Exécutif un intérimaire.
4- « Hashsecretary » : est le responsable de la coordination des activités de l'Association sous la supervision du Président.
A ce titre :
• il prépare les plans du point des rendez-vous hebdomadaires pour être mis sur le site ;
• il prépare les messages pour le site ;
• il rédige les procès-verbaux des réunions.
En cas d'absence pour tout motif, le « Hashmaster » désigne parmi les membres du Bureau Exécutif un intérimaire.
5- « Hashbeer » : est le responsable de la logistique du cross country hebdomadaire.
A ce titre :
• il surveille les stocks d'eau et de boisson ;
• il prépare les casiers de boisson ;
• il commande les boissons nécessaires chaque semaine ;
• il coordonne le transport de la boisson et éventuellement de la nourriture.
En cas d'absence pour tout motif, le « Hashmaster » désigne parmi les membres du Bureau Exécutif un intérimaire.
6- « Hashbassador » : est le responsable du protocole.
A ce titre :
• il veille au respect du protocole du Hash et conseille le « Hashmaster » sur les questions relatives audit protocole ;
• il dirige les cérémonies qui ont lieu pendant les « runs »
En cas d'absence pour tout motif, le « Hashmaster » désigne parmi les membres du Bureau Exécutif un intérimaire .
7- « Hashtrail » : est le responsable de la programmation et des parcours.
A ce titre :
• il tient un agenda où sont notés les « runs » au fur et à mesure des réservations ;
• il s'assure de la disponibilité des lièvres pour chacun des « runs » ;
• il prépare le parcours hebdomadaire lorsque qu'il n'y a pas d'organisateurs extérieurs au Bureau Exécutif.
En cas d'absence pour tout motif, le « Hashmaster » désigne parmi les membres du Bureau Exécutif un intérimaire.
Article IV.4 Fonctionnement
Le Bureau Exécutif est l'organe exécutif de l'Association. Il est chargé de l'application des statuts, du règlement intérieur et de l'exécution des décisions de l'Assemblée Générale.
Le bureau se réunit au moins une fois tous les deux mois sur convocation du « Hashmaster ». Tout membre du bureau exécutif qui n'aura pas assisté à trois réunions ordinaires consécutives sans excuse préalable et valable recevra un avertissement.
Chapitre III : Le Commissariat aux comptes
Article IV.5 Composition
Le commissariat aux comptes est composé de deux membres élus par l'assemblée générale.
Article IV.6 Attributions
Les commissaires aux comptes sont chargés de :
• contrôler la gestion financière du Bureau Exécutif et avertir l'Assemblée Générale en cas de manquement grave ;
• examiner et donner leur avis sur la politique financière de l'Association ;
• fournir un rapport d'activités en fin d'exercice financier.
Titre V Election et éligibilité
Article V.1 Election et éligibilité
• Les membres du Bureau Exécutif ainsi que les commissaires aux comptes sont élus par l'Assemblée Générale Ordinaire de l'Association convoquée au moins deux (2) mois avant la date prévue pour les élections.
• Est éligible, c'est à dire autorisé à déposer une candidature à tout poste à pourvoir (ou vacant) tout membre actif majeur, qui :
• totalise au moins 25 « runs » ;
• a organisé au moins 3 « runs » au cours des 12 derniers mois.
• Est électeur, c'est à dire autorisé à prendre part au vote pour élire le candidat de son choix, tout membre actif à la date des élections et ancien d'au moins 6 mois. Il doit être âgé au moins de dix-huit (18) ans.
• Le Bureau Exécutif enregistre les candidatures (par liste pour le Bureau exécutif ou individuelles pour le commissariat aux comptes) quinze (15) jours au plus tard avant la date des élections. L'élection se fait au scrutin secret.
• Les résultats des élections sont acquis à la majorité absolue au premier jour. En cas de ballottage, un second tour est organisé entre les deux candidats arrivés en tête, et les résultats sont acquis à la majorité relative ; en cas de partage égal des voix, le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix au premier tour est proclamé élu.
• Après chaque élection, le procès-verbal de l'élection est adressé sans délai à l'autorité administrative locale.
Titre VI Les Activités
Chapitre I : Les « runs » hebdomadaires
Article VI.1 Qui peut participer au Hash ?
Tout individu, qu'il soit membre actif, membre occasionnel ou nouvel arrivant, s'engageant à respecter les règles du HHH.
Article VI.2 Comment participer au Hash ?
En se présentant au lieu de rendez-vous à l'heure publiés sur le site de l'association et en règlant lors de l'inscription la participation financière selon le barème fixé par le Bureau Exécutif.
L'inscription est obligatoire, même en cas de retard ; le « Hashcash » et le « Hashrecords » ouvrent toujours le bureau d'inscription après le « run ».
Article VI.3 Qui peut organiser un hash ?
Tous les membres doivent organiser de temps en temps un « run ». L'organisation d'un « run » est un acte volontaire et bénévole.
Article VI.4 Assurance
Aucune assurance collective ne peut couvrir les risques d'accidents. Chacun participe sous sa propre responsabilité. Il est déconseillé aux personnes ayant des problèmes de santé (insuffisance cardiaque, asthme ) de participer aux activités si elles n'ont pas l'entraînement suffisant pour marcher au moins 10 à 12 km .
Article VI.5 Boissons et repas
Des boissons sont prévues pour chaque participant (deux au beer-stop et deux à l'arrivée). Dans la mesure du possible, quand le Hash est organisé, le repas sera servi dans des barquettes individuelles.
Article VI.7 Cérémonie
La cérémonie est une tradition mondiale du Hash ; elle doit être respectée et tout le monde doit y participer, de temps en temps comme « criminel » et toujours comme spectateur.
Article VI.8 Sponsors et publicité
Le Hash ne doit pas devenir un espace publicitaire. Aucune publicité n'est admise, à part celle des sponsors qui participent au financement d'un « run ».
Chapitre II : les activités exceptionnelles
Article VI.10 Le « hashball »
C'est la fête annuelle du Hash, organisé une fois par an.
Le « Hashball » commence après le « run » hebdomadaire (raccourci) par un dîner suivi de la remise des récompenses aux hasheurs méritant d'être honorés et se termine par une soirée dansante. Des animations (groupes folkloriques, musicaux ) sont également proposées au cours de la soirée.
Chaque hasheur doit se présenter dans une tenue respectant le « dress code » : sportif sous la taille, chic au dessus.
Le montant de la participation au « Hashball » est défini par le Bureau Exécutif. La caisse du hash peut prendre en charge une partie du coût de la soirée.
Article VI.11 Les « Red dress runs »
Au moins une fois par an, le jour du « Hasball », ou pour n'importe quelle autre raison, un « Red dress run » sera organisé.
Tous les participants à ce « run » doivent se présenter entièrement vêtus de rouge (les déguisements sont également acceptés et même conseillés !).
Titre VII Dispositions finales
Article VII.1 -Modifications du règlement intérieur
Les modifications des dispositions du règlement intérieur sont soumises à l'approbation de l'Assemblée Générale par le Bureau Exécutif.
Toute demande ou proposition de modification du règlement intérieur doit être soumise au Bureau Exécutif, lequel dispose d'un délai d'un mois (1) pour statuer sur la pertinence de la proposition.
Article VII.2 Publication
Le présent règlement intérieur sera communiqué et diffusé à tous les membres de l'Association via le site Web de l'association ( www.abidjanhhh.org )
Fait et adopté en Assemblé Générale à Abidjan, le
