Association «  Abidjan Hash House Harriers »

STATUTS 

TITRE I – CONSTITUTION – DENOMINATION – SIEGE – DUREE - OBJET

Article 1 - Constitution

Il est constitué entre ceux qui adhèrent aux présents statuts, une association régie par la loi n° 60-315 du 21 septembre 1960 relative aux associations. L'association est apolitique et laïque.

Article 2 - Dénomination

L'association visée à l'article premier est dénommée « Abidjan Hash House Harriers   » ou plus simplement « Abidjan HHH »

Article 3 - Durée

L'association est constituée pour une durée indéterminée.

Article 4 – Siège social

Le siège de l'association est situé à Abidjan – Boîte Postale, 18 BP 2232 Abidjan 18, e-mail webmaster@abidjanhhh.org . Il peut être transféré en cas de besoin en tout autre lieu du territoire national par décision de l'Assemblée Générale.

Article 5 – Objet

L'association a pour objet :

•  le rapprochement et la promotion des liens de camaraderie entre des individus d'origine ethnique, culturelle et sociale diverse ;

•  la marche et la course à pied (« run »), et d'une manière générale, des activités de loisirs à vocation sportive

•  la sensibilisation aux problèmes environnementaux ;

•  la découverte du territoire ivoirien sous tous ses aspects.

TITRE II – LES MEMBRES

Article 6 – Qualité de membre

L'association est composée de membres actifs. Peuvent être admis comme membres actifs, les personnes adultes :

•  qui adhérent aux présent statuts et les respectent ;

•  qui ont participé à au moins 5 runs « Hashs » au cours des 12 derniers mois.

Article 7 – Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par démission, radiation, décès.

La qualité de membre peut être suspendue lorsque ledit membre n'a pas participé à au moins 5 hash au cours des 12 derniers mois ou organisé le moindre hash pendant cette période.

Le membre suspendu peut retrouver à tout moment sa qualité de membre actif s'il remplit à nouveau les conditions exigées.

TITRE III – ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE L'ASSOCIATION

L'association est dotée des organes suivants :

•  Assemblée Générale (AG)

•  Bureau Exécutif (BE)

•  Commissariat aux Compte (CC)

Chapitre I : L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 8 – L'Assemblée Générale

L'Assemblée Générale est l'organe suprême de décision de l'association. Elle est qualifiée d'ordinaire ou d'extraordinaire suivant l'objet de ses délibérations.

Article 9 – Composition

L'Assemblée Générale est composée des membres actifs à jour de leur cotisation.

Article 10 – Pouvoirs

L'Assemblée Générale Ordinaire définit la politique générale de l'association.

Elle élit les membres du Bureau Exécutif et les Commissaires aux comptes et met fin à leurs fonctions dans les conditions prévues par les présents statuts.

Elle :

•  fixe le montant des participations aux Hashs ;

•  entend les rapports du Bureau Exécutif et des CC ;

•  discute et approuve le bilan et le compte de l'exercice clos ;

•  donne quitus annuel ou définitif au Bureau Exécutif ;

•  prononce l'exclusion définitive des membres ou prend acte de leur démission ;

•  peut donner pouvoir au Bureau Exécutif pour l'exécution de toute tâche de gestion.

L'Assemblée Générale Extraordinaire modifie les statuts de l'association, et notamment 

Elle :

•  approuve le Règlement Intérieur ;

•  décide de la modification des statuts ; ,

•  transfère le siège de l'association dans une autre localité du pays ;

•  modifie la dénomination de l'association ;

•  modifie la composition de l'Assemblée Générale et du Bureau Exécutif ;

•  étend et/ou restreint à titre permanent les pouvoirs du Bureau Exécutif ;

•  prononce la dissolution anticipée de l'association et définit les modalités d'affectation de l'actif net.

Article 11 – Périodicité des réunions - Convocation

L' Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an en session ordinaire.

Elle peut se réunir en session extraordinaire à la demande de 2/3 de ses membres ou du Bureau Exécutif pour délibérer sur un ordre du jour bien précis.

La convocation à une Assemblée Générale sera lisiblement affichée sur le site Internet de l'association pendant au moins le mois précédant la date de la réunion. De plus, pendant cette période, elle sera rappelée oralement chaque semaine, lors de la présentation du parcours hebdomadaire.

Article 12 – Quorum

L'Assemblée Générale peut délibérer valablement quel que soit le nombre des membres présents.

Les délibérations sont prises à la majorité des voix des membres présents. En cas de partage des voix sur un vote, la voix du Président est prépondérante.

Les mêmes règles s'appliquent pour l'Assemblée Générale Extraordinaire à l'exception des délibérations, lesquelles sont prises à la majorité de 2/3 des voix des membres présents.

Article 13 – Présidence des séances

Les séances de l'Assemblée Générale réunie ordinairement ou extraordinairement sont présidées par le Président du Bureau Exécutif (Hashmaster)

Chapitre II : Bureau Exécutif

Article 14 – Le Bureau Exécutif

Le Bureau Exécutif est l'organe de gestion et d'administration de l'association.

Il agit conformément aux pouvoirs qui lui sont propres et à ceux qui lui sont délégués par l'Assemblée Générale.

Article 15 – Election du Bureau Exécutif

15.1 Candidatures : les candidats au Bureau Exécutif se doivent se regrouper pour former des listes complètes de sept (7) noms recouvrant les sept fonctions à pourvoir. Pour se présenter sur une liste, il faut :

•  être membre de l'Assemblée Générale ;

•  totaliser au moins 25 « runs » ;

•  avoir organisé au moins trois (3) « runs » au cours des douze (12) derniers mois.

15.2 Mode de scrutin : L'Assemblée Générale élit le Bureau Exécutif à bulletin secret et à la majorité absolue. Chaque membre de l'Assemblée Générale vote pour une liste complète de candidats, sans panachage et sans rature sous peine de nullité du bulletin.

15.3 Bureau de vote : un bureau de vote composé d'au moins trois (3) personnes est constitué pour organiser le scrutin.

Si après le 1 er tour aucune liste n'a obtenu la majorité requise, il est procédé à un second tour au niveau des deux listes ayant obtenu le plus de voix.

En cas d'égalité des voix, est élue la liste dont les membres ont organisé le plus grand nombre de run au cours des douze (12) dernier mois.

Le dépouillement se fait sur place, en présence de tous les membres du bureau de vote.

15.4 Proclamation des résultats : elle se fait au cours de l'Assemblée Générale, par le président du bureau de vote aussitôt le dépouillement terminé.

15.5 Prise de fonction : les membres du Bureau Exécutif sont élus pour une durée d'un an, ils sont rééligibles.

Ils prennent leur fonction après que l'Assemblée Générale ait donné quitus au Bureau sortant pour sa gestion.

Article 16 – Composition

16-1. Le Bureau Exécutif de l'association comprend  7 membres :

- un président : le « Hashmaster »

•  un responsable Caisse : le “ Hash Cash ”

•  un responsable Communication et Liste Hash : le « Hash Records »

•  un sécrétaire : le « Hash Secretary »

•  un responsable cérémonie le : « Hashbassador »

•  un responsable boisson : le « Hash Beer »

•  un responsable à l'organisation des parcours : le « Hash trail » (lièvres, programmation)

16-2. En cas de radiation, de démission, de décès ou d'empêchement absolu d'un de ses membres, le Bureau Exécutif a la faculté de se compléter à tout moment dans les limites prévues ci-dessus en cooptant un membre actif.

Article 17 – Pouvoirs du Bureau Exécutif

Le Bureau Exécutif est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l'association.

Il :

•  prépare un budget annuel qu'il soumit l'approbation de l'Assemblée Générale ordinaire

•  exécute le budget

•  rend compte de l'exécution de ce budget avant l'Assemblée Générale

•  délibère sur toutes les questions courantes ;

•  arrête l'inventaire annuel, les bilans et les comptes et établit tout document qui pourrait être soumis à l'Assemblée Générale ;

•  dresse un rapport d'activités à présenter à l'Assemblée Générale et fait des propositions ;

•  convoque l'Assemblée Générale et arrête le projet de son ordre du jour ;

•  exécute les décisions de l' Assemblée Générale ;

•  décide de l'utilisation des fonds disponiobles, notamment en matière d'actions à vocation sociale que ce soit vers les membres actifs ou vers l'extérieur.

•  détermine le placement des fonds disponibles ;

•  autorise tout retrait et transfert de fonds appartenant à l'association avec ou sans garantie

•  établit le règlement intérieur de l'association et le soumet à l'approbation de l' Assemblée Générale.

Les pouvoirs ci-dessus du Bureau Exécutif sont énonciatifs et non limitatifs

L'Assemblée Générale pourra les restreindre ou en supprimer.

Article 18 – Réunions

Le Bureau Exécutif se réunit au moins une fois par trimestre à compter du jour de sa mise en place et autant de fois qu'il est nécessaire à la demande du hashmaster ou des 2/3 de ses membres sur un ordre du jour bien précis.

Article 19 – Quorum

Les délibérations du Bureau Exécutif ne sont valables que si 5 membres sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, une deuxième convocation est lancée et le Bureau délibérera valablement quel que soit le nombre des membres présents.

Le vote a lieu à la majorité simple, la voix du hashmaster étant prépondérante en cas de partage des voix.

Chapitre III : Le Commissariat aux Comptes

Article 20 – Composition du Commissariat aux Comptes

L' Assemblée Générale élit dans les mêmes conditions que celles des membres du Bureau Exécutif deux Commissaires aux Comptes pour une durée d'un an.

Ils sont rééligibles.

Article 21 – Attributions des Commissaires aux Comptes

Les commissaires aux Comptes examinent les comptes annuels et dressent un rapport à l'Assemblée Générale assorti de leurs observations et propositions. A cet effet, les livres, la comptabilité, et généralement toutes les écritures doivent leur être communiqués à toute réquisition.

Ils peuvent à quelque époque que ce soit, vérifier l'état de la caisse.

Ils remplissent leurs missions dans le cadre général des lois en vigueur.

TITRE IV – LES RESSOURCES

Article 22 – Ressources

Les ressources de l'association proviennent essentiellement :

•  Des contributions des participants à chaque Hash ;

•  Des subventions éventuelles des sponsors ;

•  De la vente des gadgets ;

•  Des dons et legs de toutes natures.

Article 23 – Année budgétaire

L'année budgétaire de l'association commence le 1 ier janvier et se termine le 31 décembre de l'année civile en cours.

Article 24 – Dépôt des fonds

Les fonds de l'association sont déposés dans une banque agréée par le Bureau Exécutif et dans un compte ouvert à effet.

Article 25 – Mouvements financiers

L'ouverture des comptes doit comporter trois (3) signatures et les ordres de retrait des fonds par chèque ou autre doivent comporter deux (2) signatures. Les signataires sont désignés par le Bureau Exécutif parmi ses membres.

TITRE V – DISPOSITIONS FINALES

Article 26 – Fonctions

Les fonctions dans les organes de l'association sont bénévoles.

Toutefois, l'Assemblée Générale fixe le montant du remboursement des frais de déplacement, missions ou stages effectuées par les membres de l'association dans le cadre de leur fonction ou mandat.

Article 27 – Modifications des statuts et dissolution de l'association

Les modifications des statuts et la dissolution de l'association sont proposées à l'Assemblée Générale par le Bureau Exécutif ou les 2/3 des membres actifs de l'association. Les membres de l'association se réunissent alors en Assemblée Générale Extraordinaire. Les conditions de quorum sont celles fixées à l'article 12 supra.

Article 28 – Liquidation

En cas de dissolution, l'Assemblée Générale désigne un Commissaire chargé de la liquidation des biens de l'association.

L'actif net est attribué à une œuvre d'intérêt public.

Article 29 – Règlement intérieur

Le règlement intérieur fixera les modalités d'application des présents statuts.

Fait et adopté en Assemblée Générale Constitutive